La pérdida de documentos tributarios, independientemente de la causa, representa un grave problema para cualquier contribuyente. Para empezar, el numeral 16 del artículo 97 del Código Tributario establece dos infracciones sancionables al respecto:
- Pérdida o inutilización no fortuita de los libros de contabilidad o documentación soportante.
- Omisión en el aviso al SII de dicha pérdida.
Si la pérdida de documentos tributarios o inutilización no fortuita se da antes de una fiscalización, la multa oscila entre $52.000 y $12.500.000 aproximadamente (sin exceder de 15% del capital propio). Si ocurre después de una notificación o cualquier otro requerimiento del SII, la sanción será de $52.000 a $18.770.000 aproximadamente (sin sobrepasar el 25% del capital propio).
Al margen de las sanciones, debemos tener presente que la pérdida de la información contable y tributaria nos impide liquidar bien los impuestos y tomar decisiones estratégicas.
Además, tenemos que hacer todo lo posible por reconstruirla, lo cual se traduce en un alto costo de recursos económicos y humanos. Todo esto sin hablar del daño colateral a la reputación del negocio y de la vulnerabilidad a la que quedan expuestos dichos datos. De ahí la importancia de mantener esta documentación siempre en orden y segura. Veamos algunos tips para lograrlo:
Realizar copias de seguridad
Debemos mantener copias de respaldo de todo documento tributario electrónico (DTE) que emitamos, realizando un análisis de riesgos detallado para implementar las medidas de seguridad que sean necesarias.
Si guardamos un documento tributario electrónico, la copia debe quedar en un dispositivo USB, disco duro externo o nube que nos ayude a tener la información a la mano en caso de que el ordenador principal falle o sea robado. Por supuesto, tenemos que complementar esta acción con otras como cifrado de los archivos.
Perfecta gestión documental y de archivo
La documentación tributaria y la información contable deben estar almacenadas de forma profesional, siguiendo protocolos de organización e indexación que nos permitan saber en todo momento y de forma exacta dónde se encuentran cada soporte, cada libro, cada informe, etc.
Correcta eliminación de los registros fiscales antiguos
Para simplificar la gestión documental y evitar aglomeraciones de documentos que puedan derivar en pérdidas de información, tenemos que ir sacando del archivo todo aquello que ya no es necesario.
Al hacerlo, hay que respetar la normativa fiscal. Por ejemplo, al emitir factura electrónica, guías de despacho, liquidaciones, boletas, notas de débito y notas de crédito, el SII nos exige guardarlas por seis años. Sumado a ello, tenemos que asegurarnos de que la eliminación sea total, evitando dejar residuos de información que personas inescrupulosas puedan usar.
Usa un software contable
Es, sin duda, la solución ideal. De hecho, condensa las anteriores. Este tipo de sistemas permiten sistematizar cada una de las operaciones contables, así como los soportes tributarios electrónicos, libros, informes y otras tantas labores del área, garantizando orden y accesibilidad a la información en todo momento.
Además, el software contable suele operar en la nube, almacenando la información en servidores custodiados bajo los más altos protocolo de seguridad. Cuando gestionamos la contabilidad y gestión tributaria en este tipo de sistemas el riesgo de pérdida es prácticamente nulo.
En Facele tenemos la herramienta que necesitas para emitir factura electrónica y libros contables electrónicos, facilitando la gestión de todos los DTE exigidos por la ley y optimizando las operaciones cotidianas de tu negocio.
Además, permite almacenar en la nube todos los documentos tributarios y libros contables, pudiendo integrarlos de forma simple con tus sistemas administrativos, convirtiéndose en un aliado fundamental para el respaldo de la información de los diferentes software contables que integran sus servicios con Facele, constituyendo la mejor opción de respaldo, confianza y seguridad.