¿Cómo potenciar la gestión de facturación electrónica?

Publicado el 19 abril, 2021

Si estás comenzando un negocio, probablemente tengas algunas dudas sobre la gestión de facturación electrónica, un proceso que puede parecer complejo, pero lo cierto es que con las herramientas adecuadas es bastante sencillo de realizar.

Ahora bien, ¿sabes cómo empezar a emitir facturas electrónicas? Antes de revisar algunas estrategias para optimizar la gestión en torno a estos documentos tributarios electrónicos (DTE), es indispensable revisar los requisitos para comenzar a emitirlos.

Básicamente, para saber cómo empezar a emitir facturas electrónicas debes haber dado inicio de actividades, ser contribuyente de primera categoría, contar con certificado digital y, desde luego, disponer de un sistema especializado en la emisión de este y otros DTE, como boletas o guías de despacho electrónica.

La importancia de llevar un adecuado sistema de control de facturas

La facturación representa la venta de una empresa y, como tal, se relaciona con muchos aspectos que impactan en sus operaciones cotidianas, desde la contabilidad hasta los compromisos tributarios.

Al apoyarnos en un sistema de control de facturas es posible evitar retrasos en los pagos y, con ello, evitar eventuales multas. Además, este tipo de soluciones son claves para gestionar obligaciones como el pago del IVA, el cual es posible postergar hasta 3 meses después de la fecha de pago.

Al ser digitales, los registros de todos los DTE emitidos son archivados. El acceso a esta data de forma sencilla y amigable nos permite acceder a información útil a la hora de analizar nuestro negocio. De esta manera, un sistema especializado en la emisión de factura electrónica es determinante para mantener una buena salud financiera y, con ello, sentar las bases para un crecimiento sostenido del negocio.

Estrategias para optimizar la facturación electrónica

A la hora de optimizar la gestión en torno a la factura electrónica, considera lo siguiente:

1. Atención a las fechas de pago

Como clientes, es importante tener a la vista los compromisos de pago con nuestros proveedores, especialmente considerando que la Ley de pago a 30 días busca -precisamente- evitar que los pagos a empresas superen este plazo. De hacerlo, las entidades se exponen a multas y sanciones.

2. Lleva un registro de las facturas por cobrar

Muchas empresas no quiebran por la mala calidad de sus productos o por estrategias de precios: es la falta de liquidez lo que las afecta mayormente. 

Tener claridad en el flujo de caja es fundamental para mantener un negocio sano y, para ello, es indispensable mantener un registro de las facturas pendientes de cobro. Solo de esta manera es posible asumir responsablemente nuevos desafíos o inversiones.

3. No te olvides de las guías de despacho

La guía de despacho da cuenta de la entrega efectiva de las mercaderías a un cliente o proveedor, pero ¿cuál es su importancia en materia de facturación electrónica? Simple: la entrega de este DTE sienta el plazo máximo para pagar la factura (hasta el décimo día del mes que sigue a la recepción de los productos).

4. Integrar el sistema con plataformas internas

Si tu empresa tiene un ERP u otro tipo de sistema de gestión internas, es muy útil relacionarlas con el sistema de gestión de facturación electrónica. Esto permite llevar una contabilidad libre de errores o duplicaciones, y tener una mejor perspectiva del funcionamiento general del negocio.

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