Desde Agosto del 2021 se ha emitido la resolución que obliga a los contribuyentes a usar libros auxiliares en formato digital. Pero son muchas las empresas que parecen no comprender la importancia de presentar los Libros Contables Electrónicos que correspondan en formato XML, para no incurrir en faltas, multas e invalidaciones que perjudican a grandes rasgos la operación y rentabilidad del negocio.
Por lo que hemos decidido explicarte un poco sobre los Libros Auxiliares Electrónicos o Libros Adicionales Electrónicos que debes presentar según la Resolución N° 13 del 9 de febrero de 2021 del SII.
¿Qué son los libros auxiliares electrónicos?
Lo primero que hay que comprender es el concepto tributario básico del SII: Los libros auxiliares o adicionales son complementarios de los libros principales de la contabilidad de tu negocio. Y su función es precisamente registrar la analítica y detallar todas las operaciones de tu empresa a través de un solo sistema contable. Por lo que son indispensables para llevar una contabilidad sana y legal.
En otras palabras, son aquellos que permiten una mejor aplicación del sistema contable y que sirven para complementar los libros principales, ya que en efecto registran de forma detallada y analítica cada una de las operaciones de la empresa.
Los libros auxiliares obligatoriamente deberán emitirse en formato digital y firmarse electrónicamente, lo que en efecto, contribuirán para llevar una renta efectiva y fidedigna. Estos libros contables se deben presentar cada cierre mensual (1 cada mes) y durante cada cierre anual (1 por año).
Por lo que como contribuyentes deberás contar al final de cada año con 12 libros auxiliares que corresponden a cada mes de actividad, y uno que corresponda al año. Donde a partir de Agosto del 2021 se deben emitir de forma electrónica.
¿Cuáles son los libros auxiliares electrónicos?
Entre los libros auxiliares más importantes son:
- El Libro de Remuneraciones, que es obligatorio para cualquier negocio que cuente con más de cinco empleados desde el 1 de Octubre del 2021. Con ella las empresas registran las remuneraciones de sus trabajadores de manera estandarizada y mensual. Se trata de una herramienta electrónica esencial para las empresas, ya que permite llevar el registro de la gestión administrativa laboral.
- El Libro de Fondo de Utilidades Tributarias (FUT), en el cual los contribuyentes registran el historial de los ingresos tributables y no tributables;
- El Libro Auxiliar de Inventarios de Mercancías, que sirve para registrar entradas y disposición de inventario;
- El Libro de Ingresos y Egresos que como su nombre lo indica cumple con llevar la información de los ingresos y egresos de la organización;
- Y finalmente, el Libro de Compras y Ventas, que ahora es controlado y mantenido directamente por el SII.
Actualmente se exige tenerlos en formato digital de forma obligatoria y presentar posteriormente estos documentos con su respectiva información al SII.
¿Quiénes deben emitir libros auxiliares electrónicos?
Los libros auxiliares o libros adicionales deben ser emitidos por los contribuyentes autorizados y obligados a emitir libros contables electrónicos. Estos contribuyentes deben contar con el CAL (Código de autorización de libros). Para verificar tu situación de obligatoriedad en el SII como contribuyente de primera categoría, ingresa aquí.
Obligaciones del SII
Es importante que entiendas que el SII obliga sólo a emitir y conservar los libros auxiliares en formato digital. Aplicando sólo a libros generados por los contribuyentes y no por los libros generados por el Sistema de Impuestos Internos de Chile.
Todas las emisiones de estos libros contables electrónicos deben ser en concordancia y cumplimiento de las normas contables existentes. Estos documentos deben conservarse hasta 3 años (sin embargo, le recomendamos tenerlos todos presentes en caso de remuneraciones fiscales, utilidades no retiradas, etc).
Por último, en caso de que el Servicio requiera los libros adicionales o auxiliares electrónicos o bien requiera el acceso o conexión a las aplicaciones informáticas que usas de acuerdo con el artículo 60 bis del Código Tributario, el plazo para entregar dicha información sería hasta de 10 días hábiles desde la fecha que se le fue notificado.
Con Facele esto no será un problema. Pues en nuestra solución de Libros Contables Electrónicos todo este proceso se hace de forma automática, ya que conectamos directamente con el SII.
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