Actualmente, implementar en las pymes un servicio facturación electrónica no es una opción, sino una necesidad para cumplir con la normativa y mantener un óptimo control de toda la información relacionada con ventas.
Hablamos de una herramienta indispensable para digitalizar y optimizar todos los procesos asociados a la gestión de documentos tributarios electrónicos (DTE), fundamental en todo proceso de transformación digital empresarial.
Recordemos que la factura electrónica maximiza la transparencia fiscal y es de carácter obligatoria.
La historia al respecto inicia con la promulgación de la Ley 17.799 de 2002, que abrió la posibilidad de emitir DTEs de forma voluntaria, pero en 2014, con la promulgación de la Ley 20.727 se reemplazó el inciso primero del artículo 54 de la Ley Sobre Impuestos a las Ventas y Servicios, estableciendo la obligación de gestionar en formato digital los siguientes documentos:
- Facturas.
- Facturas No Afectas o Exentas.
- Guías de Despacho
- Factura de Compra.
- Liquidaciones Factura.
- Notas de Débito.
- Notas de Crédito.
La obligatoriedad de la factura electrónica como cualquiera de los otros DTE se hizo de forma gradual, iniciando en 2014 con las grandes empresas y finalizando en febrero de 2018 microempresas rurales, con ventas e ingresos anuales menores a 2.400 UF.
Solo en 2020 se emitieron más de 566 millones de DTEs. Además, en los primeros tres meses de este año se sumó a la lista la boleta electrónica obligatoria a la lista, como parte de la Ley de Modernización Tributaria que busca -entre otras cosas- optimizar los procesos ente contribuyentes y el Servicio de Impuestos Internos (SII).
¿Cómo empezar a emitir facturas electrónicas y demás DTE?
La factura electrónica puede ser emitida por los contribuyentes calificados en la Primera Categoría de la Ley Sobre Impuesto a la Renta. Para hacerlo, debemos cumplir además los siguientes requisitos:
- Haber iniciado actividades ante el SII.
- Ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades.
- No tener condición de querellado, procesado o estar acusado por delito tributario. Si el contribuyente está condenado, podrá hacerlo hasta el cumplimiento de la pena.
Además de lo anterior, es necesario un Certificado Digital (para validar la identidad en la web), el RUT de la empresa, del representante legal y un servicio facturación electrónica. Aquí, existen -a grandes rasgos- 3 alternativas:
- Sistema de facturación gratuito del SII.
- Software de mercado (bajo el modelo SaaS, o Software as a Service).
- Sistema propio, una opción poco conveniente, ya que implica invertir en el desarrollo de una plataforma interna, siendo bastante costoso para las pymes y poco rentable si tenemos en cuenta el volumen de emisión de DTEs. Esto, sin olvidar la ausencia de soporte técnico (indispensable para resolver dudas) y los costos de mantención ante cambios normativos.
Una vez claro el cómo empezar a emitir facturas electrónicas, vale la pena acotar que la mejor opción es el software de mercado. Ya vimos que el desarrollo propio no es un camino viable para las pymes y, aunque el software del SII es gratis, tiene ciertas limitaciones en lo que respecta a soporte, integración a otros sistemas y volumen y rapidez de emisión.
Un sistema de mercado como Facele nos brinda la posibilidad de integrarlo a plataformas internas como un ERP, optimizando los flujos de trabajo. Además, permite la emisión rápida de grandes volúmenes de DTE y resulta sumamente rentable, ya que no hay necesidad de pagar desarrollos asociados a la solución de factura electrónica o invertir en infraestructura.
En la misma línea, un sistema de facturación de mercado como Facele ofrece ventajas como:
- Las transacciones tienen un respaldo más seguro y confiable.
- Reducen errores asociados a la gestión manual.
- Disminuyen los costos de impresión, traslado y timbraje.
- Respaldo de información en la nube y accesibilidad remota desde cualquier dispositivo.
Tener un sistema de facturación electrónica confiable, más allá de permitirnos emitir una factura o cualquier otro documento de este tipo, debe ofrecer soporte técnico y actualizaciones continuas, carga masiva de datos, posibilidad de emitir los DTE que sean necesarios, integración a otros sistemas empresariales, facilidad de uso, seguridad de la información y continuidad offline (emitir documentos sin conexión a Internet).
Con Facele obtienes un sistema con todas estas características, lo cual nos permite operar con procesos más ágiles, confiables y mantener un mayor orden de los registros internos, evitando errores que pudieran derivar en engorrosos procesos con el SII.