Desde 2018, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas del país, una medida implantada tanto para fortalecer la gestión comercial y tributaria de las compañías, como para disminuir la evasión fiscal. Dada su obligatoriedad y los beneficios que reporta, saber cómo trabajar con factura electrónica es la base de los procesos comerciales actuales.
Al hacerlo no solo podemos cumplir con la normativa tributaria, sino que se simplifica el proceso de facturación, además de percibir beneficios como aplazar el pago del IVA al 20 de cada mes y ahorrar en costos de impresión y almacenamiento, entre otros.
¿Cómo trabajar con factura electrónica?
Lo primero es contar con un software de factura electrónica. En ese sentido, tenemos 3 alternativas:
- Portal MiPyme. Aunque es gratuito, el sistema del Servicio de Impuestos Internos (SII) tiene ciertas limitaciones en lo que respecta a soporte, capacitación y volumen de documentos tributarios emitidos.
- Un software de mercado. Es decir, alguna de las soluciones desarrolladas por compañías expertas en la materia.
- Un sistema propio. En otras palabras, esto implica desarrollar una herramienta desde cero, lo cual requiere de una inversión considerable y bastante tiempo.
De todas, el software de mercado es la mejor opción, ya que permite a las empresas acceder a una herramienta probada y validada, capaces de ajustarse a las necesidades de cada compañía, y con precios que se adaptan a todos los presupuestos.
¿Cómo registrarse para facturar electrónicamente?
Luego de resolver el punto anterior, debemos registrarnos como facturadores electrónicos ante el SII. Se trata de un proceso bastante sencillo, y consta de dos etapas:
Postulación
Corresponde a la declaración de un contribuyente en la que expresa su intención de ser facturador electrónico. Se desarrolla en el sitio del SII con RUT y clave, y solo puede ser efectuada por el representante legal, siempre que se cuente con:
- Inicio de Actividades.
- Certificado Digital.
- Calidad de contribuyente del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
- Califique como contribuyente de primera categoría.
Para la postulación, también es necesario que ni el representante legal ni sus socios tengan asuntos pendientes con el SII.
Certificación
Este proceso se ejecuta en un ambiente virtual de pruebas y certificación del SII, en donde se realizan todas las operaciones de un contribuyente autorizado.
Luego de ejecutar las pruebas, se efectúa una declaración de avance donde el contribuyente indica que, junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta con los procedimientos y condiciones exigidos por el SII para facturar electrónicamente. Habiendo pasado exitosamente esta etapa, el SII procederá a registrar al contribuyente como emisor de facturas electrónicas.
Esto es todo lo relativo a cómo registrarse para facturar electrónicamente. Para cerrar este apartado, debemos destacar la importancia de apoyarnos en un proveedor de software que permita emitir diversos DTEs, especialmente considerando que la boleta electrónica será obligatoria a partir de septiembre de este año.
Datos obligatorios en una factura electrónica
El SII señala, como características de la factura electrónica, la firma digital, la numeración autorizada vía Internet, la ausencia de timbraje y la posibilidad de consultar su validez en la página de la entidad.
Frente a los datos obligatorios en una factura electrónica, el SII dispone los siguientes:
- Datos de encabezado. Es decir, la identificación de la factura, monto total de la transacción e información del emisor y del receptor.
- Detalle por Ítem, especificando cantidad, valor, descuentos, recargos, impuestos adicionales y valor neto por cada producto o servicio vendido.
- Firma electrónica.
- Fecha y hora de la firma electrónica.
Cuando aplique, deberán incluirse los descuentos y recargos que afectan al total del documento y que no se requiere especificar ítem a ítem, y la información de referencia, como la Guía de Despacho que se está facturando.
Para que podamos simplificar todos los procesos en torno a la facturación electrónica y la emisión de cualquier otro DTE, Facele y sus diferentes integraciones constituyen la solución que las pymes esperaban. El sistema cumple con todos los requisitos exigidos por el SII, simplifica el proceso por completo y es bastante intuitivo, siendo un real aporte a la gestión comercial de nuestra empresa.